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¿Qué CRM debería elegir? La agilidad es clave para las ventas y puede poner a tu negocio por delante de la competencia. Y las soluciones CRM más ágiles hoy en día tienden a ser SaaS o basadas en la nube y pueden adaptarse tanto a las necesidades de las pequeñas empresas como de las grandes empresas. Por eso estas soluciones suelen ser muy variadas.
Es fácil sentirte abrumado por las opciones: básicas o complejas, generales o verticales, modulares o de extremo a extremo, independientes o integradas, en la nube o locales o híbridas, gratuitas o de pago.
Pero mientras las grandes empresas cuentan con sus equipos tecnológicos y agencias de consultoría para guiarlas a la hora de elegir el CRM adecuado, las pequeñas y medianas empresas a menudo se quedan sólo con la intuición para iluminarles el camino. Esta guía tiene como objetivo ayudarle a resolver ese problema.
Te ayudare a decidir qué software CRM deberías elegir ayudándote a evaluar:
- ¿Cuáles son tus objetivos de CRM?
- ¿Cuáles son las funciones del software CRM que más necesitas?
- ¿Qué otras características del software CRM deberías considerar?
- ¿Qué soluciones puedes probar para impulsar tu pila de CRM?
Al final de este artículo, tendrás una idea más clara de tus necesidades que orientará tu proceso de compra de productos en la dirección correcta.
Invertir en herramientas de software CRM es una de las decisiones estratégicas más importantes que tomarás. No es fácil (y recomendable) cambiar de plataforma a mitad de camino, por lo que es fundamental hacerlo bien la primera vez evitando errores comunes de CRM .
Irónicamente, el primer paso para encontrar el CRM adecuado no es mirar la plataforma, sino sus procesos de ventas. ¿Están preparados para la automatización y optimización de CRM? Esto garantiza que estés buscando funciones que tu equipo utilizará y que solo necesitarás. En el informe Define tu plan de CRM de Forrester , una de las premisas principales es: debe «sentar las bases para el éxito antes de crear tu estrategia de CRM».
Entonces, pregúntate primero si necesito un software CRM.
Incluso antes de comenzar a buscar los diferentes software CRM, primero debes evaluar tus necesidades. Tal vez necesites un software de gestión de la experiencia del cliente (CEM), pero comprende la distinción entre CRM y CEM . Ambos son importantes para comprender a tus clientes y pueden complementarse fácilmente. Tienes que priorizar, si obtengo primero un CRM y luego un CEM.
Pero volvemos a la pregunta principal y seamos claros acerca de tus necesidades: pregúntate: ¿Si tengo alguno de los siguientes problemas?
- Ciclo de ventas largo
- Los clientes necesitan tiempo para decidir sobre tu oferta
- Los clientes interactúan periódicamente con tus empleados en diferentes canales.
- Es difícil encontrar datos de clientes.
- Los datos se nos están yendo de las manos
- Visibilidad limitada del desempeño de tus representantes
Si respondes afirmativamente a alguna o a todas ellas, sin duda necesitas un software CRM.
Si bien todas las soluciones de software CRM aspiran a ayudarte a obtener más clientes potenciales y más conversiones de estos clientes potenciales, difieren en la forma en que lo logran. Es el cómo en el software CRM lo que hay que observar de cerca.
- ¿Cómo me ayudan las funciones?
- ¿Cómo afectan los precios a mi presupuesto?
- ¿Cómo se adapta su implementación a mis capacidades?
- ¿Cómo se integra con mis otros sistemas?
Al hacerte estas preguntas, estás analizando el software CRM desde tu propia perspectiva y no basa su investigación sólo en las capacidades del proveedor. Este es el primer paso para responder a la pregunta de qué CRM debo elegir sabiamente.
Para profundizar más en su perspectiva, intente descubrir los siguientes escenarios…
¿Cómo está configurado tu proceso de ventas?
Muchas soluciones CRM se empaquetan por tamaño de empresa para que coincidan con la configuración del proceso de ventas de sus clientes. Por ejemplo, existen algunas soluciones CRM ideales para pequeñas empresas , mientras que otras son sistemas empresariales CRM diseñados para grandes organizaciones.
Por lo tanto, ten en cuenta si tienes un proceso de ventas simple o complejo, ya que esto te impedirá dejarte llevar por características impresionantes que no necesitas. Puedes hacer estas preguntas:
- ¿Sus flujos de trabajo de ventas son simples o complicados?
- ¿Cómo se integran las ventas con el marketing u otros equipos?
- ¿Los representantes de ventas te reportan directamente o forman parte de varios equipos de ventas, cada uno con su estructura jerárquica?
También notarás que algunas soluciones como HubSpot CRM se adaptan a las necesidades tanto de las pequeñas empresas como de las grandes empresas. Por lo tanto, es importante que analices los próximos años y evalúe cómo evolucionará tu proceso de ventas. Tu solución CRM debe crecer contigo.
Por ejemplo, puedes comenzar con HubSpot CRM solo para organizar tus contactos, pero en un año quizás quieras adaptarlo para crear un canal de ventas completo. A medida que se acumulan tus datos, es posible que desees crear segmentos de personas, lanzar campañas y agregar más análisis para medir el ROI. HubSpot te permite hacer todas esas cosas, pero puede que no sea el caso con todos los CRM, así que presta atención a tus planes futuros.
Nota:
- Si tienes un proceso de ventas simple, opta por CRM para pequeñas empresas.
- Si tiene un proceso de ventas complejo, opta por un CRM empresarial.
- En muchos casos, es mejor invertir en una solución escalable como HubSpot CRM, que se adapta a tus necesidades a medida que tu negocio crece.
¿Cuáles son las funciones prioritarias que necesito de un CRM?
Una vez que hayas descubierto por qué tu proceso de ventas no funciona, quedará claro qué funciones de CRM necesitarás. Una gran empresa puede optar fácilmente por una solución de extremo a extremo, pero una empresa nueva o en crecimiento tiene que trazar una delgada línea entre funcionalidad y presupuesto.
Aquí es donde entran en juego tus prioridades. Muchas soluciones CRM se adaptan a las capacidades de su conjunto de funciones.
Funciones de un CRM imprescindibles para pequeñas empresas
Incluso si tienes un equipo de ventas pequeño, se recomienda comenzar con el pie derecho. Eso significa organizar los datos de los clientes, tener un canal de ventas claro, conocer los detalles de sus acuerdos y automatizar tareas básicas.
Esto te ayudará a lograr una previsión de ventas precisa y cerrar más acuerdos. Estos son los elementos esenciales que necesitarás en el software CRM:
Gestión de contactos. Organiza los datos de tus clientes, al menos, los coloca en una base de datos centralizada. Por lo general, el plan básico comienza con un límite en la cantidad de registros y usuarios y un filtrado básico.
Flujo de ventas. CRM tiene que ver con la visibilidad de tus acuerdos. Entre sus funciones básicas, el canal de ventas te ayuda a ver el valor de los acuerdos, en qué etapa de la etapa de ventas se encuentran y quién maneja cada acuerdo.
Ofertas. Te permite ingresar datos como valor, contactos, estado y responsable.
Automatización. Algunas de las automatizaciones básicas que necesitas incluyen herramientas para rastrear las interacciones con los clientes, programar seguimientos de correo electrónico, registrar las actividades de los representantes y sincronizar registros.
Alertas y notificaciones. También necesitarás la capacidad de establecer reglas para alertas, como llamadas de seguimiento o correos electrónicos, citas y tareas.
Integración básica. Como mínimo, el CRM debería permitirte adjuntar archivos, sincronizar con correos electrónicos populares como Gmail y Outlook, importar/exportar formatos de archivos estándar y acceder a redes sociales populares para menciones de marcas y perfiles públicos.
Funciones de un CRM útiles para empresas más grandes
Si es una gran empresa, necesitarás funciones más sofisticadas, pero eso significa planes premium. En general, los planes de CRM más altos ofrecen herramientas más sofisticadas y también vienen con un mayor límite de datos y un acceso de usuario más amplio. Por ejemplo:
Gestión de contactos. Búsqueda inteligente, automatización que incluye entrada instantánea de campos, asociación con datos relevantes, actualizaciones en tiempo real y segmentación de clientes.
Flujo de ventas. Funciones avanzadas como probabilidad de tasas de cierre, personalización, múltiples canales
Plantillas de correo electrónico. Plantillas listas para usar para una variedad de cartas de ventas.
Gestión de documentos. Un administrador de archivos integrado para centralizar documentos de ventas para clasificarlos, compartirlos y acceder a ellos rápidamente.
Centro de llamadas. Teléfono integrado que te permite realizar llamadas directamente desde la interfaz de CRM.
Informes. Informes personalizados, más opciones gráficas para visualizar datos, previsión de ventas.
Analítica. Herramientas más potentes para dividir y fragmentar tus datos
Funciones de marketing integradas. Nutrición de clientes potenciales, puntuación predictiva de clientes potenciales, formularios web, páginas de destino e integración de campañas.
Ten presente
Asegúrate de que el conjunto de funciones del software CRM coincida con el tamaño de tu operación de ventas. Por lo general, eso significa que las nuevas empresas y las pequeñas empresas se suscriben al plan básico y solo pasan a planes superiores cuando sus necesidades aumentan.
No obstante, no importa cuán pequeño sea tu equipo de ventas, es mejor comenzar con funciones básicas para optimizar los beneficios del CRM. Para operaciones a gran escala, las soluciones CRM de nivel empresarial son la mejor opción.
¿Cuáles son las otras funciones útiles que puedo necesitar en un CRM?
Incluso cuando eliges las características clave del CRM, también debes tener en cuenta sus otros aspectos. Estos incluyen facilidad de uso, integración, soporte y precios. Todo esto tendrá un impacto en el ROI de tu CRM.
Facilidad de uso
Esto te garantiza que tus representantes de ventas realmente utilicen el CRM. Puedes descubrir rápidamente si la plataforma es intuitiva consultando estos puntos de referencia:
- El tablero es limpio y agradable a la vista.
- Se puede acceder a las herramientas desde casi cualquier lugar del sistema.
- Puedes personalizar el CRM según tus flujos de trabajo
- Solo necesitas unos pocos clics para habilitar una herramienta
- Puedes automatizar muchos procesos.
- Herramientas de ayuda inteligente que pueden predecir lo que necesitas.
- Un montón de tutoriales en vídeo.
Integración más profunda
La mayoría de las soluciones CRM funcionan sin problemas con aplicaciones comerciales y software de productividad. Estos incluyen almacenamiento en la nube, cliente de correo electrónico y gestión de documentos.
Pero no todas las soluciones CRM tienen las siguientes integraciones extensas, así que preste mucha atención a aquellas que sean aplicables a tus necesidades:
- Redes sociales para menciones de marca y perfiles públicos.
- Mesa de ayuda para consultas de clientes
- Automatización de marketing para campañas y clientes potenciales.
- ERP para la sincronización de datos de ventas entre otros procesos comerciales
- API para una personalización más profunda
Apoyo
Esto indica la confiabilidad del proveedor. Existe la idea errónea de que cuantos más canales de soporte tenga el proveedor, mejor. No siempre es así.
Para empezar, si la solución CRM es intuitiva, necesitarás poca asistencia. Por lo tanto, el soporte multicanal puede no ser un factor decisivo. Sin embargo, lo que necesitas en el nivel básico es una base sólida de conocimientos sobre las mejores prácticas. Considera un proveedor con una base de conocimientos activa y sólida, como la comunidad de HubSpot, que comparte mejores prácticas y consejos.
Esto te brinda una capa de seguridad de que el proveedor es confiable y está en contacto con tu base de usuarios y, por supuesto, puedes aprender de las experiencias de otros usuarios.
Precios
Sin duda, el precio es un factor importante a la hora de buscar un software CRM, pero no debería ser el factor decisivo. Tu negocio no se basa en cuánto ahorra, sino en cuánto gana. Por lo tanto, es mejor evaluar el software CRM en función del retorno de la inversión (ROI), específicamente, el que ofrece la mejor relación calidad-precio. Para un CRM en la nube, considera tu situación al decidir el precio.
Plan mensual : Si el flujo de caja es escaso, un plan mensual puede ser apropiado. Esto garantiza que tu presupuesto no se estire demasiado.
Plan anual : Si puedes permitirte el lujo de realizar pagos por adelantado, este plan te recompensará con importantes ahorros.
Gratis : Si tienes poco dinero en efectivo o no estás dispuesto a comprometerte todavía, pero deseas que tu equipo de ventas se ponga al día con un CRM. Las aplicaciones gratuitas también son una buena práctica para evaluar cómo un CRM puede funcionar para Tu negocio.
¿Debo elegir un software CRM gratuito?
Un CRM gratuito puede parecer muy atractivo. Pero, ¿puede alcanzar tus objetivos de CRM? Si observas las principales soluciones de software CRM gratuitas del mercado actual, muchas de ellas son versiones reducidas de la herramienta paga.
Algunos carecen de integración de correo, vista de embudo de ofertas, pronóstico de ventas y configuraciones personalizadas o tienen un límite en la cantidad de usuarios o registros. Todos estos son importantes incluso en el nivel básico. Pueden ser gratuitos, pero si limitan tus acciones de CRM. No están entregando el valor correcto.
Sin embargo, en nuestro análisis de aplicaciones gratuitas populares, encontramos que HubSpot CRM pertenece a un nivel único. Esto se debe a que, a pesar de ser gratuito, tiene todas las funciones clave que necesitarás para comenzar a construir tu infraestructura CRM.
Estos incluyen un canal de ventas visual, integración de correo bidireccional, correo integrado con secuencias de correo electrónico, gestión de contactos inteligente y otras herramientas que se encuentran comúnmente en los planes pagos.
Considera usar HubSpot CRM no porque sea gratis, sino porque, a pesar de ello, obtienes un conjunto completo de funciones. Esa es una forma más saludable de ver las cosas gratis, sin comprometer tus objetivos. Si deseas ver cómo se compara con las soluciones pagas en términos de funciones y flexibilidad, puede consultar esta comparación de HubSpot CRM vs Salesforce .
Te Recomiendo:
- Observa de cerca la facilidad de uso y la integración ; puede ser el factor decisivo entre dos soluciones CRM con características similares.
- Evaluar precios no se trata de ahorros, sino de valor . Un CRM gratuito como HubSpot es atractivo no porque sea gratuito, pero a pesar de ello, obtienes todas las funciones esenciales.
¿Cómo encontrar el mejor CRM del mercado?
Una vez que hayas establecido claramente tu proceso de ventas y tus prioridades siguiendo nuestros consejos anteriores, ahora puedes comenzar a comparar sus opciones. Un buen punto de partida es consultar Los mejores programas CRM para todas las empresas . La mayoría de estas soluciones satisfarán los crecientes requisitos de las pequeñas y medianas empresas.
Hay muchas formas de preseleccionar tus opciones, a saber:
- Lee reseñas de productos para obtener clientes potenciales sobre las mejores soluciones.
- Lee las reseñas de los usuarios para tener una idea de cómo los clientes existentes encuentran el software.
- Una vez que reduzcas tus opciones a alrededor de cinco soluciones, puedes registrarte para una prueba gratuita y explorar las funciones. Revisa cómo las herramientas realmente encajan (o no) en tu lugar a lo largo de tus flujos de trabajo.
Aquí hay algo que puedes hacer si tu equipo de ventas recién comienza con un CRM, no solo el software, sino el principio en sí: obtener un software CRM gratuito.
Sin costo alguno para usted, el software gratuito permite que su equipo de ventas practique los principios de CRM antes de comprometerse con planes pagos. En el nivel básico, sus representantes aprenderán a capturar los detalles de contacto importantes, calificar clientes potenciales utilizando datos, clasificar prospectos de manera sistemática y realizar un seguimiento de los acuerdos de manera organizada.
El CRM gratuito capacita a su equipo para tener en cuenta las prácticas de CRM y estarán listas una vez que invierta en una suscripción de CRM premium más adelante. Si quieres probar un CRM gratuito altamente recomendado ahora, puedes registrarte fácilmente en la aplicación gratuita HubSpot CRM aquí .
